Lo más eficiente es clasificar las plantas por familia al mismo tiempo que se insertan las etiquetas. Combinar los dos pasos toma sólo un poco más de tiempo que hacer cada paso independientemente.
El primer paso es poner todas las etiquetas de un número con todos los frutos separados, secciones de tallo, etc. Luego al revisar la colección, usted recordará que hay partes separadas, etc., donde no hay etiquetas para la colección.
Es más eficiente clasificar especímenes sobre los carritos del herbario que sobre un espacio igual del mostrador. Al estar sentado en un mesa con el carrito al costado se evita desplazarse cada vez que tiene que clasificar un espécimen. Pilas separadas de familias más grandes (Rubiaceae, Fabaceae, Asteraceae, helechos, Melastomataceae) se ubican en una mesa cercana al lugar de tabajo. Sobre el carrito se intercalan en orden alfabético las familias restantes.
Siempre mantenga el lado numerado del periódico hacia arriba. Frecuentemente las notas se escriben sobre el margen del periódico y toman tiempo controlar ambos lados del papel.
Nunca separe la etiqueta única a ser enviada con el obsequio para determinación, etc., dejando especímenes sin etiquetas. Es más difícil, sino imposible, volver a hacer una etiqueta sin el original, particularmente en colecciones antiguas. Con frecuencia no se sabe a quién pertenece la colección. El reemplazo de etiquetas está tornándose mucho más simple por medio de la producción de etiquetas en computadores, pero es casi imposible reemplazar las etiquetas si el colector es desconocido o si la colección proviene de otra institución.
Con especímenes en hojas múltiples o frutos sueltos, cada componente deberá tener una etiqueta antes de ser enviados al montaje o a otra institución.
Al trabajar con especímenes, siempre mantenga juntos el periódico, la planta y las etiquetas. Si usted lleva sólo la planta hacia otra área, puede ocurrir una interrupción que causará que usted no pueda volver a juntar la etiqueta y la planta nuevamente.
Clasificar las plantas por familia y trabajar con todas las de una familia al mismo tiempo es más eficiente, que trabajar con unas pocas a la vez. De esta manera mueve menos el material del herbario así como los libros o material de referencia. Las determinaciones tienden a ser más exactas y puede actualizarse el herbario al mismo tiempo.